Plex Coffee har tatt i bruk ChatGPT Business for å effektivisere intern drift, opplæring og kunnskapsdeling på tvers av sine kafeer. Etter en rask vekst fra én til fire avdelinger opplevde selskapet utfordringer med fragmentert informasjonsflyt og ujevn opplæring. Ved å integrere ChatGPT Business har Plex klart å samle prosesser, redusere distraksjoner og frigjøre tid til det som betyr mest: den personlige kontakten med gjestene.

Forenklet opplæring og kunnskapsdeling

Gründerne Philipp Cheng og Max Kamp ønsket å bevare den nære kulturen de selv bygget opp bak disken. Med stadig flere ansatte og deltidsarbeidere ble det vanskelig å sikre at alle fikk samme opplæring og tilgang til oppdatert informasjon. Ved hjelp av ChatGPT Business kunne de laste opp bedriftens håndbok og interne prosedyrer i en tilpasset GPT, slik at nye baristaer kunne lære både tekniske rutiner og selskapets verdier gjennom samtaleform. Resultatet er at opplæringstiden har gått fra uker til dager.

Redusert informasjonsstøy og mer fokus

Plex sentraliserte kunnskapen sin i Notion og koblet den sammen med ChatGPT. Dette gjør at ansatte enkelt kan stille spørsmål og få svar direkte fra bedriftens egne dokumenter, uten å lete manuelt. Ifølge Cheng har dette redusert antallet interne meldinger i WhatsApp-grupper med over 50 %. Tiden som frigjøres brukes nå til kundearrangementer og lokalt engasjement.

AI som partner i vekst

Etter hvert som driften ble mer effektiv, har Plex begynt å bruke ChatGPT Business til mer strategiske oppgaver – som å analysere potensielle nye lokasjoner, forstå endringer i etterspørsel og eksperimentere med automatiserte bestillinger fra leverandører. Cheng mener at dette gjør selskapet bedre rustet til å skalere videre, samtidig som den menneskelige gjestfriheten bevares.

For Plex Coffee handler AI ikke om å erstatte mennesker, men om å frigjøre tid slik at baristaene kan fokusere på gjestene og fellesskapet i kafeene. Ved å bygge kunstig intelligens inn i hverdagsdriften, viser selskapet hvordan teknologi og menneskelighet kan utfylle hverandre i servicebransjen.